CAJA DE AHORROS DE ASTURIAS/ CAJA DE AHORROS MUNICIPAL DE GIJÓN / CAJA DE AHORROS Y MONTE DE PIEDAD DE OVIEDO

El núcleo inicial de la actual Caja de Asturias se gesta en diciembre de 1880 con la fundación del Monte de Piedad y Caja de Ahorros de Oviedo, a cuyo hito habría de añadirse a su vez la constitución, bajo los auspicios del Ayuntamiento, el 1 de junio de 1929, de la Caja de Ahorros Municipal de Gijón. En 1939, la Caja de Ahorros de Gijón crea, asimismo, un Monte de Piedad y pasa a denominarse Caja de Ahorros y Monte de Piedad Municipal de Gijón. El 17 de junio de 1946 una órden del Ministerio de Trabajo autoriza la fusión de los Montes de Piedad y Cajas de Ahorro de Oviedo y Gijón en una única entidad, que funcionará con el nombre de Caja de Ahorros de Asturias hasta nuestros días.

El sistema de archivo de la Caja de Ahorros de Asturias es muy reciente. Hasta la creación, en 1993, del denominado Archivo de Documentación Interna, cada oficina y centro gestor de la entidad financiera se encargaba de la gestión independiente de sus fondos documentales en sus propios depósitos de archivo. El crecimiento exponencial de los materiales documentales y la necesidad de modernización de su gestión les llevo a crear una estructura centralizada encargada, primero, de la recogida de fondos documentales de interés general y de su tratamiento normalizado, después. A partir de 1993, tanto los grandes centros de actividad administrativa de la Caja en Oviedo, Gijón y Avilés como todas las sucursales y oficinas menores de la entidad se integran en el sistema de archivo, remitiendo las series y tipologías de conservación permanente y buena parte de las de conservación temporal al Archivo de Documentación Interna de acuerdo con unos plazos y procedimientos reglados. Los restos, no muy numerosos, de los materiales fechados con anterioridad a 1946 quedan bajo la responsabilidad y cuidado de la Obra Social y Cultural, que se encarga de su difusión cultural y corporativa. Entre los años 1992 y 1998 desarrollaron un proceso complejo de digitalización de sus fondos que abandonaron definitivamente tras constatar la carestía y escasa utilidad de unos procesos que aportaba poco a la gestión documental del sistema frente a unos costes de mantenimiento y unos requerimientos técnicos muy elevados.

Transferencia

El sistema de archivo de la Caja está claramente orientado a la selección documental y eliminación periódica de materiales que no consideran de conservación permanente. Un complejo sistema informático de elaboración propia, denominado AICA, gestiona la caducidad de las series de acuerdo con una tabla de retención/eliminación de diseño sencillo.

La organización de los fondos, poco compleja, se estructura en un número reducido de series de naturaleza funcional y orgánica -nunca tipológica-, que se pueden dar de alta, de baja y modificar de acuerdo con los cambios que se produzcan en la estructura orgánica de la entidad.

Restringido, la parte histórica del fondo podría consultarse previa petición razonada poniendose en contacto con la Obra Social y Cultural de la entidad o con el Gabinete de Prensa de la misma.

El estado de conservación del fondo es bueno, en líneas generales.

No hay inventarios en papel, su instrumento de descripción principal son los registros informáticos del sistema AICA y las relaciones de transferencia y entrega.

Origen Caja de Ahorros de Asturias : 75 Aniversario Oviedo : 1880-1955.... - [Oviedo : Caja de Ahorros de Asturias], [s.a.] (Bilbao : Imprenta Industrial).

Ángel Argüelles Crespo/ Vicente Siegrist Trelles

5 / 2002