En 1990, la  Consejería de Educación, Cultura y Deportes del Principado de Asturias inicia un programa destinado a la conservación, organización y difusión de los archivos históricos municipales. Ese mismo año se convocan las primeras ayudas para la realización de trabajos de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales conservados en varios ayuntamientos. De esa forma, se daba respuesta a las frecuentes solicitudes  de los ayuntamientos en demanda de soluciones a los graves problemas de desorganización y deterioro que presentaban sus archivos.

Desde entonces, la colaboración de la Administración del Principado de Asturias con las corporaciones locales para la preservación, organización y promoción de los respectivos archivos municipales se ha ido intensificando hasta convertirse en un eje básico de la política desarrollada en materia de protección y difusión del Patrimonio Documental.

La colaboración entre el Principado de Asturias y los ayuntamientos se articula mediante la suscripción de convenios, los cuales, en sus términos esenciales, establecen que la Comunidad Autónoma se compromete a financiar el tratamiento archivístico de los fondos documentales y a proporcionar el asesoramiento y el apoyo técnico necesarios para el desarrollo de los programas y actuaciones en materia de protección y promoción los archivos municipales, mientras que, por su parte, los ayuntamientos se obligan a facilitar la consulta de la documentación y a dotar a sus archivos de locales e instalaciones adecuados.

En un primer momento, la aportación económica del Principado se materializa en la dotación de becas para la organización y descripción de los fondos documentales, las cuales se sustituyen, en 1994, por  contratos de servicios con empresas especializadas. La dirección técnica de las labores archivísticas recae, inicialmente, sobre el Archivo Histórico Provincial y, desde 1997, la Sección de Archivos, adscrita a la Consejería competente en materia de Cultura y Patrimonio Documental,  asume las tareas de planificación, coordinación y dirección técnica del programa.

El objeto de las intervenciones financiadas por la Administración Autonómica ha sido, fundamentalmente, los documentos con más de 30 años de antigüedad; si bien, se ha aplicado un criterio flexible que ha permitido que, en algunos ayuntamientos, se haya sometido a tratamiento archivístico la totalidad de los documentos cuya tramitación había concluido. Asimismo, no sólo se ha atendido a la documentación generada por los ayuntamientos, sino que las labores de organización y descripción se han extendido a los fondos documentales producidos por otras instituciones, que, por diversos motivos, se custodian en dependencias municipales; es el caso de los protocolos notariales correspondientes a los distritos de Llanes, Cangas de Onís y Belmonte de Miranda y el de los fondos de un buen número de juzgados municipales.

Paralelamente, se desarrollan otras iniciativas en relación con los archivos de la Administración Local. En 1997, se censan la totalidad de archivos municipales con el fin de conocer su situación y funcionamiento y de evaluar los resultados de las sucesivas campañas de organización y descripción de los fondos documentales. Y, en 2004, se actualiza parcialmente el censo, ante la necesidad de profundizar en la información sobre los fondos documentales ya organizados y las instituciones que los han producido, con vistas a la difusión de los instrumentos de descripción.

Además, el interés de la Consejería ha ido más allá de la protección de la documentación de carácter histórico y se ha extendido el ámbito de colaboración con las corporaciones locales para dar solución a los problemas de gestión y control de la documentación más reciente. Así, desde 2002, se ha habilitado una línea de subvenciones dirigida a las Mancomunidades para el sostenimiento de plazas de responsables de servicios de archivos, encargados  de la correcta conservación y organización de los fondos documentales de los ayuntamientos que las integran.  Actualmente, siguen en funcionamiento los servicios mancomunados de archivos de la Mancomunidad “Cabo Peñas”, integrada por los concejos de Carreño y Gozón, de la Manocmunidad de la Comarca de la Sidra, constituida por los concejos de Bimenes, Cabranes, Colunga, Nava y Sariego, y de la Mancomunidad Llanes-Riobadeva.

La consecuencia inevitable de la ejecución del Programa de Organización y Descripción de Archivos Municipales ha sido el establecimiento de un sistema de información destinado a la difusión, a través de Interntet, de los inventarios elaborados en el desarrollo de las sucesivas intervenciones archivísticas. A tal fin se contrató, en 2003, la construcción de una aplicación web, a través de la cual se facilitase el conocimiento de los archivos y los fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental de Asturias y que, al mismo tiempo, permitiese automatizar el proceso de elaboración de los instrumentos de descripción archivística.

El proyecto de implantación de un sistema automatizado de información documental requería la homogeneización de los cuadros de clasificación utilizados en la organización de los fondos de los archivos municipales y la adopción de modelos descriptivos normalizados. Por un lado, era imprescindible disponer de un único modelo de cuadro de clasificación, cuyo diseño se basó en los más utilizados por la comunidad archivística, que diera respuesta a los requerimientos organizativos de un elevado número de archivos con características diferentes y facilitase la consulta de los instrumentos de descripción a todo tipo de usuarios. Por otro,  ante la necesidad de normalizar el proceso descriptivo y estructurar de forma coherente la información relativa a los fondos documentales, se adoptó  la Norma Internacional General de Descripción Archivística -ISAD (G)-, que permite articular un sistema de descripción integrado desde el nivel de fondo hasta el de unidad documental.

En tanto que se pretende proporcionar una información lo más exhaustiva posible de cada uno de los fondos documentales organizados, son objeto de descripción el fondo en su conjunto y las series y unidades documentales que lo conforman. Para la descripción en el nivel de fondo se ha intentado cumplimentar los 26 elementos propuestos por la ISAD(G); en los niveles de serie y de unidad documental se ha optado, como norma general, por utilizar los 6 elementos obligatorios (código de referencia, título, fechas, extensión, nivel de descripción y productor)

La eficacia y utilidad de la aplicación web se ha reforzado con la instalación de un buscador avanzado, que permite el acceso a las referencias descriptivas a partir de diferentes parámetros (fechas, entidades geográficas, instituciones, asuntos, áreas funcionales del cuadro de clasificación, ..) y posibilita que las búsquedas se puedan realizar en un solo archivo o en varios simultáneamente.

Al permitir la gestión descentralizada de usuarios, la aplicación web, aparte de facilitar la consulta de los instrumentos de descripción, constituye una eficaz herramienta de trabajo que agiliza la tarea descriptiva al posibilitar que la carga de los datos requeridos se efectúe, a través de Internet, desde cualquier lugar y en cualquier momento y que la actualización y corrección de los datos se traslade de forma inmediata a los usuarios.

La finalidad del proyecto es que todos los inventarios que se han elaborado y se elaboren en el futuro sean accesibles a través de Internet. Actualmente, ya es posible la consulta on-line de una treintena de ellos.

El balance de los diversos programas y proyectos impulsados desde los órganos de la administración competentes en materia de Patrimonio Documental ha sido, en líneas generales, muy positivo, ya que se ha conseguido recuperar y organizar una parte importante de los fondos documentales integrantes del mismo. Hasta ahora se ha llevado a cabo el tratamiento archivístico de los fondos documentales de 37 archivos municipales y se ha intervenido parcialmente en otros diez.

El desarrollo del Programa Organización y Descripción de Archivos Municipales se puede apreciar de forma detallada en el siguiente cuadro:

*Inventarios accesibles a través de la web